Få hurtigere og bedre svar på dine emails

Vi kender det alle sammen; du oplever ofte at folk er lang tid om at svare tilbage på dine mails. Endda, jo vigtigere og mere grundig du har været, jo længere bliver svartiden.

Ofte tænker man at modtageren ikke har set den endnu, på trods af at det er 24 timer siden at du sendte den. Men den kan du glemme alt om!

Har du nogensinde selv ladet en uåbnet e-mail ligge i din indbakke i over 24 timer indenfor arbejdsugen, uden så meget som at skimte den?

Nej vel???

Det gør dine modtagere heller ikke, de har bare besluttet sig for en af følgende:

• Din mail var ikke vigtig nok til at de ville prioritere den lige nu.
• Eller min personlige favorit: Din mail kræver for meget energi fra dem, så de udskyder svaret til et tidspunkt hvor de har nok energi til at svare.
  Og det tidspunkt kommer jo aldrig rigtigt, så svaret ender med at blive udskudt – og eventuelt bare helt glemt.

Når du har læst dette blogpost, så er du officielt blevet en e-mail Ninja, som folk slet ikke kan lade være med at svare.

Forstå hjernen, forstå mennesker

Folk er hverken nogle banditter eller dårligt opdraget. Det handler om hvordan det moderne menneskes Amygdala opererer i den daglige drift (Amygdala = den del af hjernen som håndterer fight or flight instinkt).

Amygdala finder vi cirka midt i hjernen. Personligt er det min favoritdel af hjernen at snakke om, da det er et levn fra fortiden, som stadig er med til at definere rigtig mange af vores beslutninger.

I Cro-Magnonmenneskernes tid, skulle Amygdala hjælpe mennesket med at navigere i livstruende situationer (Tænk sabeltiger, angreb fra nabostammen og så videre).

I dag er der ikke mange livstruende situationer at håndtere for Amygdala. Så denne del af hjernen har kastet sig over ”hvordan vi bedst muligt kommer igennem dagen”. – Groft karikeret 😉

Og det der oftest sker når vi mennesker modtager en laaaaang e-mail, med mange spørgsmål (spørgsmål som vi måske ovenikøbet ikke kender svaret på), sat op i en ’lang wall of text’, så vælger hjernen ”nu skal vi flygte”. Altså at vi vælger at udskyde mailen til senere.

Det gør den fordi det er ikke livet vi endnu bedre bliver det hvis man skal scrolle i en e-mailtråd, for at forstå hele sammenhængen fordi man har valgt at ”svare med rødt” i en tidligere mail inde i tråden.

Ja okay, men du dør jo ikke af at læse min mail

Amygdala spiller helt klart en rolle i vores online adfærd. Men det er ikke den eneste del af hjernen, som udskyder den slags mails.

Hvis du dykker ned i adfærdsdesign, vil du hurtigt se, at mennesket altid er tilbøjeligt til at tage den nemme beslutning og gemme energien til det, som virkelig er vigtigt.

Hvad kan du så gøre ved det?

Nu får du de tricks! De små hemmelige trick til hvordan du får flere, hurtigere og bedre svar på de e-mails du sender ud.

Husk på: Det eneste alle dine mail har til fælles, er måden hvorpå du skriver dem. 😉

Mine råd omhandler ikke kanvas mails, men mails fra samarbejdspartnere, leverandører, kunder og andre som forventeligt ville modtage e-mails fra dig.

Så du skal kigge på de mails du sender ud, og så overveje at benytte 1 eller flere af mine råd nedenfor:

👉 Lær at holde en tråd
Undgå at mikse forskellige e-mailsamtaler med samme vedkommende. Det er forvirrende og tager pusten fra modtageren.

👉 Jo kortere mails jo flere og hurtigere svar
Overvej at gør alt over 500 ord til en word-fil, som man vedhæftet i mailen, hvor selve mail indholdet kun er en opsummering af den vedhæftede besked.

👉 Brug punktform
Punktform er et stærkt værktøj til at fremhæve de dele af e-mailen, som det er vigtigt at modtageren ser. Samtidigt øger det læsevenligheden markant, at man hurtigt kan skimte mailen og forstå at det kun er ”de her tre punkter du skal forholde dig til”.

👉Brug afsnit
Afsnit giver naturlige pauser i din mail, og gør den mere læsevenlig.

Jeg vil næsten vædde en kanelstang på at hvis det eneste du ændrer, er at du stopper med at lave ”wall of text” e-mails, og i stedet benytter nogle afsnit, så får du bedre og hurtigere svar på dine e-mails – for nu magter folk rent faktisk at læse dem.

👉 Wall of text er no go
Har du skrevet en mail på mere en 100 ord, og der ikke er et eneste afsnit eller punktopstilling, ja så har du skrevet en ’wall of text’. Fiks det ved at benytte de to råd ovenfor.

👉 Lad være med at svar med rød
Jeg siger det kun en gang. Lad være med at svar på en nedenstående mail ud fra deres spørgsmål, og slet ikke med RØD.

Det er en besværlig måde at læse på, det er ikke nemt at læse rødt i en mail. Rød læses ikke som positivt og modtageren ender med at skulle scrolle op og ned for at læse dine svar.

Hvis du lader være med at tage mit råd til dig, så skriv da i det mindste med blå eller grøn, altså farver, som vækker en positiv association.

👉 Vedhæft alt der skal til for at besvare e-mailen
Lad være med at spørge folk om de har brug for en guide. Er der brug for en guide, en video, et link eller andet – så læg det ved i første omgang. Giv modtageren de bedste forhold til at besvare din mail.

👉 Skru ned for tekniske termer og intern lingo
”Vi har gennemgået compliance på SQL’s, og de virker til at have en høj score” – a’ hva? Skriv i et sprog modtageren forstår, og ja så får du ikke lov til at bruge dine CBS-vendinger, men det må du leve med.

Det kan godt være at du tror de gør din e-mail mere salient, men du risikerer at tale ned til folk, og de dropper at læse din mail til ende, fordi de ikke forstår den. Vent brugte jeg salient korrekt? 😉

👉 Brug metakommunikation
Helt lavpraktisk så sørg for at det er meget tydeligt for modtageren, hvad mailen handler om, samt hvad de skal tage stilling til/svare på.

Her kan du med stor succes bruge meta kommunikation. Det gør du ved at helt lavpraktisk at skrive: ”Denne mail omhandler XYZ” og ”Det som du skal forholde dig til, er ABC”
Så bruger folk tiden på at svare, i stedet for at afkode din mail. Total win/win.

👉 Brug gerne ’bold’ til at lede opmærksomheden
Står der noget inde i dine e-mail tekst du særligt gerne vil have modtageren forholder sig til, så kan du bruge fed.

Note: Brug aldrig, jeg gentager ALDRIG, fed til at fremhæve negative eller vrede ord. Generelt bør man aldrig skrive vrede mails. Den slags bør man tage i et mødelokale eller som minimum over telefonen.

👉 Italesæt hvornår du gerne vil have svar
Du kan faktisk med succes italesætte, hvornår du gerne skal have svar.
Det kan gøres på mange måder: ”Hvis du når at vende tilbage med svar inden tirsdag i næste uge, så kan vi være klar med XYZ allerede i næste d. 21.”. Eller ”Kan vi tage en snak omkring dette på fredag?”

Med andre ord, så hjælper du med at sætte et tidspunkt på for rettidig omhu – og det hjælper modtageren til at forstå i hvilken grad at de skal prioritere mailen.

Så får du ikke mere for den 5 øre

Jeg håber, at der var noget i blandt mine råd, som du endnu ikke har prøvet. Ellers er der ikke andet at gøre end at komme ud og skrive en masse fede mails, og få nogle hurtige og præcise svar.